Ψηφιακό δελτίο αποστολής: Τι αλλάζει για τις επιχειρήσεις – Οι νέοι κανόνες και οι εξαιρέσεις

Νέους κανόνες στη διακίνηση των εμπορευμάτων με πρόσθετες υποχρεώσεις αλλά και διευκολύνσεις για τις επιχειρήσεις φέρνει η αναμόρφωση του ψηφιακού δελτίου αποστολής το οποίο περνά σε νέα φάση από την 1η Ιανουαρίου 2027. Η ΑΑΔΕ θα παρακολουθεί ψηφιακά τη διαδρομή των προϊόντων από τη φόρτωση μέχρι την παράδοσή τους ενώ οι επιχειρήσεις θα πρέπει να δηλώνουν στο myDATA ακόμη και τις διαφορές στις ποσότητες των εμπορευμάτων που παραλαμβάνουν.

Με νέα απόφαση του διοικητή της ΑΑΔΕ Γιώργου Πιτσιλή καταργείται η δυνατότητα τήρησης εναλλακτικού αρχείου για τις ποσοτικές διαφορές, αποσαφηνίζονται οι υποχρεώσεις αποστολέων και παραληπτών και απλουστεύονται οι διαδικασίες για τις μεταφορικές επιχειρήσεις. Παράλληλα, προβλέπονται ειδικοί κανόνες για τις επιστροφές προϊόντων, τις μεταφορτώσεις και τις περιπτώσεις στις οποίες δεν είναι δυνατή η ζύγιση των εμπορευμάτων πριν από τη μεταφορά τους.

Δεύτερη φάση σε δυο στάδια

Η δεύτερη φάση του ψηφιακού δελτίου αποστολής εφαρμόζεται σε δύο στάδια. Από την 1η Ιανουαρίου 2027 ενεργοποιούνται οι ψηφιακές διαδικασίες φόρτωσης, μεταφόρτωσης, παράδοσης, παραλαβής και ποσοτικού ελέγχου ενώ από την 1η Ιανουαρίου 2028 ακολουθεί η ενιαία κωδικοποίηση των προϊόντων με βάση τη Συνδυασμένη Ονοματολογία TARIC.

Αλλαγές

Ειδικότερα, οι βασικές αλλαγές που φέρνει η νέα απόφαση της ΑΑΔΕ για τη διακίνηση των εμπορευμάτων:

1. Τέλος στα εναλλακτικά αρχεία. Οι επιχειρήσεις δεν θα μπορούν πλέον να καταχωρίζουν μόνο σε εσωτερικό αρχείο τις διαφορές στις ποσότητες των εμπορευμάτων. Όταν παραλαμβάνουν περισσότερα ή λιγότερα προϊόντα από όσα αναγράφονται στο παραστατικό, θα πρέπει να εκδίδουν και να διαβιβάζουν στο myDATA Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής. Η προθεσμία για τη δήλωση των αποκλίσεων είναι 15 ημέρες από την ημερομηνία παραλαβής, αντί των πέντε ημερών που αναφέρονταν στο προηγούμενο πλαίσιο. Η υποχρέωση έκδοσης δελτίου ισχύει επίσης, κατά περίπτωση, όταν ο προμηθευτής δεν έχει εκδώσει το προβλεπόμενο παραστατικό.

2. Εξαιρέσεις για τις ποσοτικές διαφορές. Δεν απαιτείται έκδοση Δελτίου Ποσοτικής Παραλαβής για αποκλίσεις που διαπιστώνονται κατά τη μεταφορά εμπορευμάτων μεταξύ εγκαταστάσεων της ίδιας επιχείρησης. Εξαιρούνται επίσης διαφορές που οφείλονται αποκλειστικά σε φυσικά φαινόμενα, όπως απώλεια υγρασίας, εξάτμιση ή μεταβολές θερμοκρασίας, εφόσον δεν επηρεάζεται η τιμολογούμενη ποσότητα.

3. Μεταφορικές επιχειρήσεις. Οι μεταφορείς που αναλαμβάνουν τη μεταφορά εμπορευμάτων για λογαριασμό τρίτων δεν υποχρεούνται μόνο λόγω της ιδιότητας του μεταφορέα να εκδίδουν δικό τους δελτίο αποστολής. Εξακολουθούν όμως να συμμετέχουν στην ψηφιακή παρακολούθηση της διακίνησης ενώ διαφορετικές υποχρεώσεις ισχύουν όταν ενεργούν και ως αποστολείς ή αποθηκευτές.

4. Μεταφορτώσεις εντός 24 ωρών. Για εμπορεύματα που μεταφέρονται μέσω ενδιάμεσων εγκαταστάσεων, προβλέπεται χρονικό όριο 24 ωρών από την έναρξη της διακίνησης για την ολοκλήρωση της μεταφόρτωσης, χωρίς να απαιτείται νέο παραστατικό από την επιχείρηση στις εγκαταστάσεις της οποίας πραγματοποιείται. Εάν το όριο ξεπεραστεί, η επιχείρηση καταγράφεται ψηφιακά ως συσχετιζόμενος μεταφορέας μέσω QR code ή άλλου τεχνικού τρόπου. Η ρύθμιση αφορά προσωρινές μεταφορτώσεις και όχι αποθήκευση εμπορευμάτων.

5. Προϊόντα χωρίς αρχική ζύγιση. Όταν δεν είναι δυνατή η ζύγιση των προϊόντων πριν ξεκινήσει η μεταφορά τους, λόγω αντικειμενικής δυσκολίας, όπως η έλλειψη πλάστιγγας, προβλέπεται η χρήση της ένδειξης «Προς Ζύγιση» με αρχική καταχώριση κατά προσέγγιση ποσότητας. Μετά τη ζύγιση, ο παραλήπτης εκδίδει Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής με την ένδειξη «Τελική Ποσότητα», ενημερώνοντας το myDATA για την πραγματική ποσότητα.

6. Επιστροφές και μη παραδόσεις. Όταν τα εμπορεύματα δεν παραδίδονται ή παραδίδεται μόνο μέρος της αποστολής, η διακίνηση καταγράφεται ψηφιακά. Για τα προϊόντα που επιστρέφουν, ο αποστολέας εκδίδει το προβλεπόμενο Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής, ενώ σε περίπτωση μερικής παράδοσης αντίστοιχο παραστατικό εκδίδει και ο παραλήπτης για τα προϊόντα που παρέλαβε. Προβλέπονται επίσης διαδικασίες διόρθωσης λανθασμένων παραστατικών.

7. Συγκεντρωτικά δελτία και ταχυμεταφορές. Το Συγκεντρωτικό Δελτίο Αποστολής χρησιμοποιείται όταν δεν είναι γνωστά τα στοιχεία του παραλήπτη ή όταν η παραδιδόμενη ποσότητα καθορίζεται μετά την έναρξη της διακίνησης. Για μεταφορικές και επιχειρήσεις ταχυμεταφορών προβλέπονται απλουστεύσεις όταν διαθέτουν ηλεκτρονικά συστήματα παρακολούθησης των εμπορευμάτων σε πραγματικό χρόνο. Ωστόσο, εξακολουθούν να υποχρεούνται στην ψηφιακή καταγραφή των φορτώσεων και μεταφορτώσεων.

8. Τεχνικά προβλήματα. Σε περίπτωση διακοπής ρεύματος ή αποδεδειγμένης αδυναμίας σύνδεσης στο διαδίκτυο, επιτρέπεται η έκδοση χειρόγραφων παραστατικών ή η χρήση άλλου τεχνικού μέσου. Με την αποκατάσταση της σύνδεσης, τα στοιχεία διαβιβάζονται χωρίς καθυστέρηση στο myDATA, με ειδική ένδειξη απώλειας διασύνδεσης.

Για την εφαρμογή των νέων διαδικασιών, η ΑΑΔΕ έχει αναβαθμίσει τις δωρεάν εφαρμογές timologio και myDATAapp, παρέχοντας δυνατότητες έκδοσης και διαχείρισης παραστατικών, σάρωσης QR codes και ψηφιακής παρακολούθησης της διακίνησης των εμπορευμάτων.