Как укрепить логистику грузоперевозок через развитие базы транспортных компаний

Как построить и развить базу надежных грузоперевозчиков

Создание и поддержание базы грузоперевозчиков требует системного подхода и выполнения ряда задач, чтобы обеспечить безопасность и эффективность вашей логистики.

Основные шаги при построении и развитии базы транспортных компаний:

Шаг 1. Найдите надежных перевозчиков

Непрерывный поиск новых партнеров-перевозчиков помогает сделать вашу логистику безопасней. Особенно сейчас, когда правило «старый друг — лучше новых двух» не работает. Нужно постоянно держать руку на пульсе и иметь на скамейке запасных несколько перевозчиков-партнеров. В случае если логистика «ломается» или появляются новые вводные на рынке, то вероятнее, что так вы сможете оперативно найти решение по доставкам грузов.

Чтобы найти новую базу перевозчиков, экспедиторов вам может помочь каталог компаний на платформе Roolz, где зарегистрировано уже более 4000 компаний.

Шаг 2. Изучите компании перевозчиков и отберите подходящие

Необходимо тщательно отбирать перевозчиков, учитывая их опыт, платежеспособность, надежность и соответствие требованиям вашего бизнеса. Стоит учитывать такие факторы, как соблюдение сроков доставки, качество обслуживания и стоимость услуг. А также важно диверсифицировать свой портфель перевозчиков: иметь разные по размеру компании и по разным направлениям.   

Шаг 3. Проверьте компании совместно со службой безопасности (СБ)

У большинства крупного и среднего бизнеса в компании есть служба безопасности. Она проверяет по своему чек-листу каждого нового входящего партнера в компанию: перевозчика, экспедитора, поставщика и др. А также постоянно обновляет информацию о действующих партнерах. Для минимизации рисков важно проводить проверку потенциальных и действующих партнеров, чтобы убедиться в их благонадежности и исключить возможные проблемы в будущем.

Шаг 4. Ведите учет всех операций с контрагентами

Ведение учета всех операций с контрагентами в единой системе, как платформа грузов и транспорта Roolz, позволяет отслеживать историю взаимодействий, анализировать их эффективность, сохранять всю документацию по перевозкам и сотрудничеству. Все это помогает грузовладельцам сократить объем ручной работы, закрыть больше прибыльных сделок и улучшить качество логистики.

Шаг 5. Отслеживайте работу транспортных компаний

Регулярный контроль и мониторинг работы перевозчиков позволяют своевременно выявлять и устранять проблемы, а также поддерживать высокий уровень обслуживания и закрывать сделки по справедливым ценам.

Шаг 6. Сегментируйте и группируйте партнеров

В компании необходимо сегментировать и группировать партнеров на: активных, пассивных, с различными сроками доставки и частыми опозданиями. Это помогает более эффективно управлять партнерскими отношениями и улучшать качество логистики. В случае появления транспортного заказа вы будете знать, к кому обращаться, и кто сможет осуществить качественно доставку вашего груза.

Шаг 7. Продолжайте обновлять базу транспортных компаний

Постоянное обновление базы перевозчиков необходимо для поддержания актуальности данных и обеспечения возможности быстрого реагирования на изменения в логистической цепочке и поддержания здоровой конкуренции среди ваших партнеров.

Как найти новых перевозчиков, чтобы обновить и расширить свою базу партнеров читайте в статье «Где найти новых грузоперевозчиков».

Проблемы при отсутствии специализированного решения для работы с перевозчиками

Построение базы транспортных компаний — процесс не сложный, если в нем разобраться и поставить на поток. Однако, если у компании нет специализированного решения для работы со своей базой партнеров, могут возникнуть серьезные проблемы, которые негативно повлияют на логистику и бизнес в целом.

Отсутствие централизованного управления взаимодействием с базой перевозчиков может привести к неэффективности, увеличению затрат и снижению качества обслуживания, а также:

1. Различные excel-таблицы и другие документы. Использование множества различных таблиц и документов, хранящихся у сотрудников «в полке» и компьютерах, затрудняет управление базой перевозчиков. Уход сотрудника из компании может привести за собой утрату важных данных о партнерах, что отрицательно скажется на вашем бизнесе.

Также всем участникам приходится либо «прыгать» из одного места общения в другое, что вредит фокусу и отнимает время — снижается продуктивность. А это влечет за собой потерю скорости и объема обработки заявок, которые приносят прибыль.

Игнатенко Константин, сооснователь платформы Roolz   

2. Сложности для сотрудников из разных отделов. Без централизованного решения сотрудники и разные отделы одной компании испытывают сложности в координации работы и обмене информацией, документацией. Порой на согласование одного вопроса затрачивается несколько дней, а если работать в единой системе Roolz — это решается за 15 минут. Данная сложность при взаимодействии снижает общую эффективность компании и может привести к затягиванию решения вопросов, которые отразятся на финансах компании.

3. Низкая прозрачность операций. Отсутствие прозрачности в операциях затрудняет контроль и мониторинг работы перевозчиков, что может привести к возникновению проблем и ухудшению качества логистики.

Собственники и топ-менеджеры компании в быстрые сроки не могут отследить качество и эффективность взаимодействия и работы с партнерами из-за разброса информации по разным мессенджерам, “емейлам”, файлам, системам. Централизация и безопасность ваших данных достигается благодаря работе не в разных системах и множестве excel-таблицах, а за счет работы в одном пространстве Roolz.

Наталья Садченко, 20 лет на руководящей позиции в логистике

4. Трудности в определении эффективности перевозок. Без специализированного решения сложно оценивать эффективность перевозок и справедливость стоимости услуг, что может привести к переплатам и снижению конкурентоспособности.

5. Редкое обновление базы перевозчиков. Процесс обновления базы перевозчиков требует много времени и усилий, что делает его редким и затрудняет поддержание актуальности данных. Так как мало найти нужного и интересного партнера, нужно пройтись по всему чек-листу СБ, проверить его, заключить контракт и др.

Но разве CRM не решает эти проблемы?

Многие компании ошибочно полагают, что использование CRM-системы может решить все проблемы управления базой перевозчиков. Однако CRM — это внутренняя система учета, которая не предназначена для взаимодействия с партнерами.

Важно, чтобы перевозчикам было удобно работать с вами, а для этого нужна специализированная система, такая как Roolz. Приватная биржа Roolz предлагает все необходимые инструменты для эффективного взаимодействия с партнерами, обеспечивая высокий уровень сервиса и удобства для всех участников процесса.

Решение: приватная биржа грузоперевозок Roolz

Приватная биржа Roolz предоставляет уникальные возможности для создания и поддержания базы грузоперевозчиков, решая многие из описанных выше проблем.

Приватная биржа — это закрытая и конфиденциальная площадка для поиска транспортных возможностей, проведения торгов и организации перевозок среди ваших проверенных перевозчиков. Другими словами — это биржа грузов и транспорта, только закрытого формата, где присутствуете только вы и ваши партнеры.

Основные преимущества работы на приватной бирже Roolz:

1. Централизованная система управления

Roolz предлагает централизованное решение для управления базой грузоперевозчиков, что устраняет необходимость использования различных excel-таблиц, документов, дорогих интеграций с ERP и TMS-системами. Вся информация о партнерах хранится в единой системе, что облегчает доступ и управление данными.

Руководство компании видит все оферты, ставки и взаимодействие — история никуда не пропадет и доступна вам в любое время и из любой точки мира. Благодаря Roolz собственники компаний могут защитить информацию по партнерам и их контактным данным, а также снизить риск потери данных из-за текучки кадров. Эта дополнительная безопасность обеспечивает спокойствие, что позволяет сосредоточиться на росте и успехе бизнеса.

2. Удобство для сотрудников и отделов

Приватная биржа Roolz упрощает координацию работы и обмен информацией между сотрудниками и отделами, повышая общую эффективность команды.

Все взаимодействие происходит в едином пространстве — сотрудники могут командно работать над офертами, распределять и фильтровать направления и заявки, выбирать партнеров, проводить торги. Вся работа прозрачна и открыта только в рамках вашей компании. Сокращается работа в режиме «каждый в своей excel-таблице, каждый в своих мессенджерах».

Заинтересованные отделы вашей компании теперь могут принимать участие в совместной работе в единой системе. Рассмотрим пример: служба безопасности проверяет потенциальных партнеров, которые хотят работать с вами на приватной бирже. Логисты формируют заявки и передают их закупщикам, которые публикуют эти оферты на бирже грузоперевозок и проводят торги. В отличие от других систем, Roolz позволяет вести рабочую коммуникацию сразу на платформе, и хранить все корпоративные контакты в одном пространстве — быстро и удобно.

3. Прозрачность и порядок

Использование Roolz обеспечивает высокую прозрачность операций, позволяя легко контролировать и мониторить работу перевозчиков, что помогает своевременно выявлять и устранять проблемы.

Платформа Roolz позволяет не просто вести учет партнеров на приватной бирже, но и эффективно взаимодействовать с ними сразу на площадке. Используйте бизнес-мессенджер Roolz для коммуникации с партнерами и вашими коллегами, создавайте чаты и группы, обменивайтесь документацией.

На приватной бирже все операции систематизированы. История взаимодействия полностью сохраняется на платформе. В любой момент можно проанализировать эффективность работы как партнеров с вами, так и работу ваших сотрудников.

Порядок и прозрачность в ваших данных достигается благодаря работе не в разных системах и множестве excel-таблицах, а за счет работы в одном пространстве Roolz.

4. Оценка эффективности перевозок и справедливости уровня цен

Система Roolz позволяет оценивать эффективность перевозок и справедливость стоимости услуг, что помогает избежать переплат и повысить конкурентоспособность компании. Сократить транспортные расходы и найти справедливую цену можно за счет проведения конкурентных торгов. В среднем компании достигают сокращения стоимости перевозки на 7%, а иногда получается снизить расходы даже до 25%.

Вы сможете забыть о сборе и сравнении ставок из разных систем и источников, а также бесконечном анализе excel-таблиц. Перевозчики предлагают свои цены и условия не на словах, а действием в виде конкретных ставок на ваш груз. Все легко сравнить, и сразу видно: у кого лучшая стоимость, чья стоимость конкурентная, а кто проигрывает. Вы сами решаете, по каким правилам будут проходить торги, например, в какой валюте должны быть ставки, возможен ли без НДС и многое другое.

Можно провести открытые торги на публичной бирже, или закрытые торги на приватной, которые доступны только вашим партнерам, или и там, и там, чтобы ощутить все возможности рынка.

5. Регулярное обновление базы

Roolz обеспечивает регулярное обновление базы транспортных компаний, что позволяет поддерживать актуальность данных и быстро реагировать на изменения в логистической цепочке.

В случаях, когда вы не можете закрыть свои транспортные заявки среди действующего и проверенного круга партнеров в приватном режиме, всегда можно разместить оферты на публичном рынке. В таком случае оферта будет доступна на публичной бирже Roolz, и на нее сможет откликнуться любой пользователь платформы. Функция также полезна при оценке ценовой ситуации на рынке и появления «нового» спотового направления для перевозки.

Больше новых перевозчиков, экспедиторов для построения и развития своей партнерской базы можете найти в каталоге компаний Roolz. Напоминаем о важности качественного заполнения профиля вашей компании. Так, не только вы сможете отыскать быстрее и легче новых партнеров, но и вас смогут найти и запомнить.

6. Полная приватность

Вы полностью контролируете кто и что может просмотреть. В отличие от ряда других систем в Roolz только выбранные партнеры получат вашу оферту. Вы можете отправить ее всем партнерам или указать только отдельных — другие компании не смогут увидеть оферту, если они не в списке получателей. Никто посторонний не видит ваши приватные предложения, ваших партнеров и взаимодействие.

Во многих крупных компаниях есть регламент, согласно которому размещение заказов на публичных биржах запрещено. Именно приватная биржа позволяет организовывать перевозки, которые не должны попасть на открытый рынок. Из этого следует, что на приватной бирже особенно много нестандартных заказов с высокой стоимостью, больших объемов и регулярных перевозок.

Создайте базу надежных грузоперевозчиков на Roolz

Создание и поддержание базы перевозчиков — это ключевой элемент успешной стратегии развития транспортного бизнеса. Использование специализированного решения, такого как приватная биржа Roolz, позволяет значительно упростить этот процесс, повысить прозрачность и эффективность операций, а также улучшить качество логистики.

Дополнительно участие в каталоге компаний Roolz помогает укрепить партнерские отношения и повысить конкурентоспособность вашей организации в мире грузоперевозок.

Автор статьи:

Анастасия Дашкевич

Автор, редактор и эксперт по логистике с 9-летним стажем. Начала карьеру в продажах транспортных услуг и развитии бизнеса для международных транспортных компаний. Сейчас Анастасия пишет увлекательный и уникальный авторский контент, основываясь на собственных знаниях, опыте и любопытству к миру логистики.