От бумаги к «цифре»: Ленинградская область завершила переход на ЭДО в централизованной системе бухучета региона

Цифровая трансформация всех отраслей экономики остается важнейшим пунктом в стратегии развития Ленинградской области. В рамках цифровизации госуправления в регионе особая роль отводится автоматизации бюджетного процесса, которая позволяет учреждениям эффективнее распоряжаться средствами, обмениваться финансовыми данными, а правительству — использовать современные инструменты контроля. В 2023 году в Ленинградской области завершился очередной этап модернизации информационной системы управления бюджетным процессом: расширена область применения электронного документооборота и реализовано централизованное хранение электронных документов. Подробнее о реализованном проекте рассказывает первый заместитель председателя Правительства Ленинградской области — председатель Комитета финансов Роман Иванович Марков.

Цифровизация госуправления в регионе

Ленинградская область уверенно и планомерно движется к достижению целей, прописанных в нацпроекте «Цифровая экономика» и других федеральных инициативах. Заметные достижения фиксируются в самых разных сферах, например запускаются комплексные межотраслевые системы, такие как платформа в сфере образования, туризма, физической культуры и спорта Ленинградской области. Расширяется масштаб и функциональность региональной системы видеонаблюдения и видеоаналитики «Безопасный город». 100% массовых социально значимых услуг переведены в электронный вид и доступны на портале «Госуслуги», а граждане активно подключаются к единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА).

Помимо социально значимых сервисов в регионе развиваются и системы, обеспечивающие функционирование внутренних процессов учреждений госсектора. Автоматизации процессов управления общественными финансами и бюджетного планирования регион уделяет особое внимание, поскольку бюджетные средства используют все государственные службы и ведомства. А грамотное планирование и распределение бюджета, контроль расходования средств и мониторинг метрик эффективности создают необходимые условия для всех остальных процессов в регионе, в том числе социально значимых. Кроме того, бюджетным учреждениям нужно вовремя отслеживать изменения законодательства и приводить информационные системы в соответствие с актуальными требованиями. Так, в 2021 году произошла модернизация информационной системы «Управление бюджетным процессом Ленинградской области», затронувшая подсистемы бюджетного учета учреждений и оплаты труда. В частности, в ИТ-ландшафт региона вошли подсистема бюджетного учета учреждений (ПБУУ) и подсистема оплаты труда на базе продуктов «1С».

Очередным этапом цифровизации инфраструктуры бюджетного процесса в регионе стала реализация положений приказа Минфина России № 61н[1]. Документ установил требования по обязательному использованию унифицированных форм электронных документов, применяемых при ведении бюджетного (бухгалтерского) учета государственных (муниципальных) учреждений, начиная с 1 января 2023 года. В рамках проекта, исполнителем которого стал БФТ-Холдинг, в ПБУУ была интегрирована подсистема электронного документооборота (ЭДО), реализованная на базе продукта «1С».

Дополнительно в рамках развития информационной системы «Управление бюджетным процессом Ленинградской области» были модернизированы процессы обмена информацией между компонентами системы за счет создания централизованного хранения электронных документов, их файлов вложений и электронных подписей.

Цели проекта

Целью реализации данного проекта стало снижение объема бумажного документооборота, оптимизация процессов обмена электронными документами между компонентами информационной системы «Управление бюджетным процессом Ленинградской области», ПБУУ и региональной автоматизированной информационной системой «Государственный заказ Ленинградской области». Еще одна задача проекта — обеспечение хранения юридически значимых электронных документов за многолетний период. Перевод делопроизводства и обмена документами в безбумажный вид приводит к минимизации рутинной ручной работы специалистов, к сокращению сроков приема, маршрутизации и визирования документов, а также к экономии на услугах курьерской службы, обслуживании офисной техники и расходных материалах.

При этом следовало учесть несколько важных условий: большое количество территориально распределенных подведомственных учреждений разной отраслевой принадлежности, необходимость унификации бизнес-процессов и обучения большого числа пользователей в сжатые сроки, внедрение новой функциональности без остановки процессов учета и подготовки отчетности.

Реализация проекта

В ходе проекта была создана новая подсистема хранения электронных документов (ПХЭД) на базе решения БФТ-Холдинга, которая обеспечила централизованное хранение электронных документов и файлов вложений при информационном взаимодействии между региональной автоматизированной информационной системой «Государственный заказ Ленинградской области», подсистемой планирования бюджета, подсистемой исполнения бюджета и ПБУУ. А также была доработана подсистема ПБУУ информационной системы «Управление бюджетным процессом Ленинградской области» — реализована интеграция подсистем ЭДО и ведения бухгалтерского учета.

Внедрение ПХЭД позволило участникам бюджетного процесса региона единожды размещать файлы вложений электронных документов для их совместного использования и автоматической передачи ссылки в связанные подсистемы. Помимо сокращения совокупных объемов хранения это позволило связанным информационным системам использовать единую копию документа, тем самым снизить потенциальную возможность рассинхронизации данных.

#483497_300_d#

Реализованная функциональность ПХЭД:

1 Возможность долгосрочного хранения юридически значимых документов, обрабатываемых в рамках процессов планирования, исполнения бюджета, региональных и муниципальных закупок. Около 50 типов электронных документов передаются на хранение в структурированном виде, содержащем полный атрибутный состав вместе с подписанными данными и сертификатами электронных подписей.

2 Для уполномоченных пользователей возможность из единой точки доступа поиска, просмотра и выгрузки необходимых электронных документов за многолетний период с использованием расширенных поисковых возможностей, в том числе с использованием интерактивно настраиваемых условий.

3 Сохранение истории изменения состава вложений электронного документа, а также размещение документов на настроенных статусах их обработки позволило отслеживать хронологию действий с документами и при необходимости решать конфликтные ситуации, связанные с заменой тех или иных файлов, прилагаемых к документам.

Бесшовная интеграция подсистем ЭДО и ведения бухгалтерского учета, реализованная в рамках доработки подсистемы ПБУУ информационной системы «Управление бюджетным процессом Ленинградской области», обеспечила возможность интерактивного обращения к подсистеме бюджетного учета учреждений из подсистемы ЭДО для всех участников процессов документооборота. В том числе для участников процессов, не являющихся пользователями ПБУУ. В итоге развернутые в регионе подсистемы дают бюджетным учреждениям возможность составления, представления и подписания электронных документов, принятия к учету электронных первичных учетных документов, ведения электронных регистров бухгалтерского учета по единому регламенту в соответствии с приказом Минфина России № 61н и в соответствии с установленными в учреждении внутренними правилами документооборота.

Возможности, которые получили пользователи системы управления бюджетным процессом после внедрения ЭДО:

использование предварительно настроенных правил поэтапного формирования документов, включая составление, подписание и отражение в бюджетном (бухгалтерском) учете соответствующих электронных документов;

обмен шаблонами процессов между однотипными информационными базами;

интерактивное обращение к бухгалтерским данным подсистемы бюджетного учета учреждений из подсистемы ЭДО, в том числе для участников процессов, не являющихся пользователями ПБУУ;

подписание документов в зоне ответственности исполнителя простой или усиленной электронной подписью и последующее хранение этих данных;

защита подписанных данных документа от несанкционированных исправлений;

размещение отметки об электронной подписи в месте размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016;

расширенная вариативность процессов дополнительно к процессам, рекомендованным Минфином России, в частности обеспечена возможность успешного прохождения процесса в условиях форс-мажорных обстоятельств (смерть ответственного лица).

Кроме того, внедренное решение открывает доступ к следующим функциям:

определение ряда характеристик для каждого типа электронного документа: перечня этапов в процессе составления, подписания и постановки на учет; порядка следования этих этапов; статусов, принимаемых документом после прохождения каждого этапа; исполнителей и зоны их ответственности; порядка использования электронной подписи; сроков выполнения каждого этапа; ответственных за контроль выполнения процессов;

разграничение доступа пользователей к задачам по обработке документов и ответственности по реквизитам, разделам документа между ответственными исполнителями;

назначение исполнителя для каждого этапа обработки документов, формирование задач для них, обработка несколькими ответственными исполнителями и смежные функции;

быстрое выполнение задач без открытия форм документов или непосредственно в форме документа;

автоматизированный выбор необходимого шаблона процесса в зависимости от участия в процессе согласующего лица.

В рамках проекта в системе «Управление бюджетным процессом Ленинградской области» сформированы 17 категорий электронных документов согласно приказу № 61н: «Ведомость группового начисления доходов», «Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование», «Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей», «Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств» и другие. Разработаны рабочие инструкции с подробным описанием всех процессов, предусмотренных приказом, с учетом специфики учреждений региона.

Результаты проекта

Данный проект стал очередным успешным шагом к цифровизации инфраструктуры бюджетного процесса Ленинградской области. Его успешное завершение — итог слаженной работы отвечающих за внедрение специалистов на местах.

Порядка 300 государственных организаций получили доступ к современным средствам безбумажного документооборота, соответствующим всем требованиям регуляторов. Благодаря реализации системы на отечественных программных продуктах от проверенных поставщиков сохраняется высокий уровень ее надежности и производительности.

Внедрение ПХЭД позволило достигнуть цели хранения единой копии файлов электронных документов для всех взаимодействующих систем. За первые семь месяцев работы в систему хранения было добавлено более 19 миллионов электронных документов, объем которых составил около пяти терабайт. А благодаря разгрузке транзакционных систем за счет того, что взаимодействующие системы стали обмениваться ссылками на ранее размещенные в хранилище файлы электронных документов, сократилось время процесса передачи данных от ИС «Управление бюджетным процессом Ленинградской области» и их обработки в ПБУУ.

[1] Приказ Минфина России от 15 апреля 2021 года № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению».