Как оптимизировать работу бухгалтерии
Нехватка времени у бухгалтера приводит к ошибкам в документах, искажению отчетности и штрафам от налоговой. Предприниматель ведет деятельность вслепую — не видит корректные цифры, не может объективно оценить ситуацию и повлиять на результат. Такое положение дел зачастую приводит к убыткам компании.
Все зависит от того, насколько качественно выстроена система работы в бухгалтерии. Специалист не должен постоянно работать в режиме аврала и без конца «тушить пожары». А любой предприниматель хочет видеть прозрачный учет продаж и не платить за ошибки бухгалтерской службы. LIFE PAY расскажет, как оптимизировать работу бухгалтерии и наладить эффективные бизнес-процессы.
Что съедает время бухгалтера
Причина № 1. Большой объем первичных документов и рутинных задач
Сбор, проверка и ввод документов — неотъемлемая составляющая в буднях каждого бухгалтера, которая может занимать большую часть рабочего дня. И пока специалист разгребает горы первички, находит ошибки, «трясет» контрагентов, чтобы получить закрывающие документы, на часах загорается 18:00. Бухгалтер увяз в текучке, времени на аналитику и решение стратегических задач не остается.
Причина № 2. Ручной перенос данных в учетную программу из разных систем и устройств
Если нет синхронизации данных между программами, то важные сведения приходится вносить вручную. При переносе большого количества информации «ручками» бухгалтер часто допускает ошибки и теряет часть данных, что приводит к искажению учета.
Причина № 3. Поиск и устранение ошибок
За ошибки в документах, учете и отчетности контролирующие органы наказывают рублем. Поэтому бухгалтер вынужден до копейки выверять данные в документах и в учетной базе. Проверить, исправить, перепроверить и пересчитать — на часах опять 18:00.
Причина № 4. Частые совещания
Редкое совещание проходит без бухгалтера, даже если на встрече обсуждаются вопросы, к которым он не имеет отношения. Зачастую руководитель приглашает бухгалтера «посовещаться» на всякий случай, потому что он «нужные цифры помнит».
Что в работе бухгалтерии съедает деньги предпринимателя
Расходы на бухгалтерию включают:
Зарплату специалистов и обязательные отчисления. Расходы на оплату труда бухгалтерии могут составлять львиную долю в структуре затрат компании. Особенно если для распределения нагрузки, связанной с большим количеством рутинных задач, приходится нанимать дополнительный персонал.
Штрафы из-за ошибок в ведении учета. Если бухгалтер перегружен, появляется вероятность серьезных ошибок. К ошибкам в учете может также привести некомпетентность специалиста.
Затраты на оборудование рабочих мест — мебель, оргтехника, канцелярия, подключение информационной системы.
Расходы на поддержание рабочих процессов бухгалтерии бывают слишком высокими. Заметное расширение бухгалтерского штата и начисление штрафов из-за некорректной работы специалистов приводит к росту затрат по бухгалтерскому направлению, а это явный сигнал для проведения оптимизации.
Про важные изменения в работе бухгалтерии в 2023 году советуем прочитать в статье «Семейный клан: напоминаем о налогах и новых правилах в 2023» в блоге LIFE PAY.
Способы оптимизации работы бухгалтерии
Как можно снизить расходы на содержание бухгалтерии, но при этом не потерять качество работы отдела.
Проконтролируйте работу бухгалтерии
Это поможет определить, насколько эффективно выстроены процессы в учете, понять текущее положение дел и принять дальнейшие решения. Самый надежный метод контроля — это налоговый аудит.
Выявленные налоговые риски сигнализируют о проблемах в организации работы бухгалтерии, которые связаны или с высокой нагрузкой у специалистов, или с некомпетентностью некоторых сотрудников.
Вариантов решения проблемы может быть несколько:
Если бухгалтерии не хватает рабочих рук и рабочих часов, стоит задуматься о расширении штата.
Проблему некомпетентности специалистов можно устранить с помощью дополнительного обучения и повышения квалификации.
Перераспределите время
Анализ рабочих процессов покажет, сколько времени у бухгалтера отнимают те или иные задачи. Если специалист регулярно «воюет» с зависающим компьютером или принтером, который зажевывает документы, то придется заменить оргтехнику.
Если бухгалтер половину рабочего времени проводит на совещаниях, то лучше освободить его от этой обязанности. Уточнить информацию в процессе встречи можно по телефону.
А если большую часть рабочего времени бухгалтера занимают рутинные задачи, то стоит задуматься об автоматизации процессов.
Оптимизируйте IT-инструменты
Автоматизируйте рутинные задачи бухгалтера с помощью технологических решений, которые экономят время и ресурсы. Вам не придется расширять штат, если нынешний персонал не справляется с нагрузкой, связанной с большим числом «ручных» операций.
Например, внедрение ЭДО и специальные сервисы по вводу первички освободят бухгалтера от монотонной работы и снизят риск возникновения ошибок.
Еще одной важной проблемой является поступление в учетную программу данных, которые не связаны между собой. Так бывает, если терминал по приему платежей работает отдельно от кассы. При отсутствии прозрачного учета продаж с оплатой по банковским картам процессы выходят из-под контроля, и бизнес теряет деньги.
Проблема усугубляется, если платежных терминалов или торговых точек несколько, и обслуживаются они в разных банках. Построение учета чеков с фактическим поступлением денег на расчетный счет превращается в сложную «ручную» задачу. Часто бизнес не соотносит эти данные и не знает, сколько денег он недополучил из-за подобного рода ошибок.
Приложение LIFE POS позволяет аккумулировать все данные о продажах со всех каналов в едином личном кабинете. Бизнес всегда будет знать, какая транзакция соответствует какому чеку, какой статус этой транзакции и поступили ли за нее деньги на расчетный счет.
В случае приема оплаты за товар при доставке курьер может мгновенно отредактировать заказ на мобильном телефоне в личном кабинете LIFE PAY. Данные об изменении количества или состава позиций автоматически передаются в учетную систему продавца и в бухгалтерии не возникнет расхождений.
Мобильный эквайринг LIFE PAY обеспечит автоматизацию учета платежей, ведения заказов и мгновенное получение данных в личный кабинет LIFE PAY.
Предусмотрена автоматическая интеграция с системами бухгалтерского учета и мгновенная синхронизация изменений через LIFE POS c товароучетом и CRM.
Платежные решения LIFE PAY помогут упростить работу бухгалтерии и высвободить время для решения стратегических задач. Все рутинные бизнес-процессы станут удобнее, безопаснее и эффективнее.
Узнать подробнее про работу решений LIFE PAY можно в нашем специальном чат-боте в Телеграме.