Новая философия СБ: как КЛЮЧАВТО интегрировал службу корпоративной безопасности в бизнес-процессы
Служба безопасности в крупном бизнесе зачастую выступает неким темным пятном. Многие владельцы бизнеса воспринимают ее как что-то отдельное и функционирующее само по себе, не вовлекаясь в дела «безопасников» и ЧОПов и не находя прямой связи между бизнес-показателями компании и работой СБ. Однако другой, новый взгляд на работу этой части бизнеса может дать компании весьма существенные бенефиты. Так решили в автохолдинге «КЛЮЧАВТО» и провели комплексную модернизацию службы безопасности, сделав ее службой корпоративной безопасности (СКБ) и разработав целую линейку собственных IT-продуктов. Что из этого получилось, зачем это нужно бизнесу и какого финансового ущерба удалось избежать автохолдингу, рассказал руководитель службы корпоративной безопасности КЛЮЧАВТО Роман Кравченко.
Точка ноль и новая философия
Приступая к модернизации службы безопасности КЛЮЧАВТО, мы видели перед собой отдельный сугубо контролирующий орган с ограниченным функционалом. СБ только фиксировала нарушения режима безопасности около 20 пунктов и контролировала работу сотрудников охраны. Интеграции службы безопасности с бизнесом не существовало – не было налаженной работы по внедрению новых компетенций, аналитической работы и прогнозов по угрозам и рискам, и, естественно, полностью отсутствовала какая-либо автоматизация и оцифровка данных. В СБ правил человеческий фактор – из-за этого зачастую нельзя было установить реальные причины возникающих инцидентов и нарушений. И как следствие – компания существовала в условиях постоянных финансовых и имиджевых рисков.
Нам предстояло прежде всего изменить восприятие службы безопасности внутри компании – от рядовых сотрудников до топ-менеджмента бизнеса. За основу мы взяли идею: служба корпоративной безопасности – это неотъемлемая часть бизнеса, они должны быть взаимосвязаны и постоянно вовлечены друг в друга. Именно по этой причине служба безопасности КЛЮЧАВТО стала службой корпоративной безопасности (СКБ). Помимо этого, на старте мы произвели структурные изменения – кроме интеграции в общую структуру компании в самой СКБ мы создали два сосуществующих отдела – отдел внешней безопасности и отдел экономической безопасности.
«Три кита» службы корпоративной безопасности КЛЮЧАВТО
В основу работы службы корпоративной безопасности мы положили несколько принципов. Компания, которая развивается экстерриториально (сейчас КЛЮЧАВТО представлен в 32 городах России), прежде всего должна обеспечить централизацию системы управления службы корпоративной безопасности, создать единый центр управления с налаженной связью со всеми региональными центрами компании. Другая опорная точка – комплексный подход. Это простой, но крайне важный принцип – одна общая глобальная стратегическая цель «разбивается» на простые задачи по функциональным направлениям. Каждая задача подразумевает наличие эффективных приемов и методов ее выполнения. Третья основа работы СКБ – это ее системная интеграция в бизнес-процессы компании. Она включает в себя системный анализ возникающих рисков – им присваивается категорийность по возможному ущербу (прямой, косвенный, финансовый, имиджевый), по вероятности их возникновения, времени мониторинга и контроллинга. Воплотить все принципы в жизнь помогла IT-модернизация и ряд собственных IT-продуктов.
Информационные технологии - часть корпоративной безопасности
Главной задачей интеграции создаваемых разработчиками КЛЮЧАВТО IT-продуктов стала оптимизация основных бизнес-процессов и нивелирование человеческого фактора. Работа велась поступательно. Мы начали с оцифровки профессиональной деятельности сотрудников службы корпоративной безопасности и сотрудников охраны сторонних частных охранных организаций. Данные об их профессиональной деятельности занесли в информационный массив «Платформа СКБ» на базе 1C, а также мобильное приложение «KSA», которые позволили проводить системный анализ данных, принимать правильные управленческие решения, своевременно выявлять и оперативно реагировать на внешние и внутренние угрозы, прогнозировать риски. Затем модернизировали работу с отчетностью, создав эффективные управленческие отчеты наиболее значимых операционных процессов службы корпоративной безопасности. КЛЮЧАВТО внедрил отчеты в общую систему электронных отчетов компании, они доступны как руководству СКБ, так и топ-менеджерам, что делает работу службы безопасности объективной и прозрачной.
Для компании, которая работает в 32 городах России с различными часовыми поясами, особенно важен удаленный контроль и оперативное управление угрозами и рисками. Конкретный пример – с помощью удаленного системного анализа отчетов по обеспечению товарно-материальных ценностей установили, что показатели по наличию неоприходованных излишков в одном из дилерских центров существенно отличаются от других. Как результат – нашли недобросовестного сотрудника склада, которого впоследствии привлекли к ответственности по закону.
Для отдела экономической безопасности (ОЭБ) мы создали комплексную систему анализа и мониторинга финансово-хозяйственной деятельности КЛЮЧАВТО «ПАУК». Технически ее основой стали так называемые маркеры – с их помощью из базы корпоративного хранилища данных выгружаются реестры полученных данных с визуализацией агрегированной информации, создаются журналы инцидентов, контроль отработки которых также автоматизируется. Маркеры по событиям разделены на «условные» - где необходим дополнительный анализ сотрудника ОЭБ, и «безусловные», фиксирующие факт того, что операция однозначно противоречит требованиям стандартных операционных процедур компании. Некоторые цифры эффективности работы системы мониторинга «Паук» за 2022 год: на 18% снижены нарушения внутренних нормативных документов компании, связанные со своевременностью и полнотой инвентаризаций товарно-материальных ценностей; более чем на 93% снижено количество просроченных штрафов ГИБДД; на 8% снизилась просроченная дебиторская задолженность сроком более 120 дней.
Также в числе нововведений отдела экономической безопасности база «DMS» для проверки и блокировки потенциально неблагонадежных покупателей автомобилей, приложение BMPSoft для проверки регистрации в ГИБДД и прочих базах данных.
Новые компетенции
Помимо информационных технологий, вектором изменений СКБ стали новые компетенции. За период модернизации службы корпоративной безопасности КЛЮЧАВТО внедрил более 25 новых компетенций – одной из них стало контрольно-профилактическое мероприятие «Барьер». Сейчас мы проводим его ежеквартально на всех объектах компании. По каждому мероприятию утверждается план, сценарий проведения, проводится инструктаж «условного нарушителя», который в ходе мероприятия проявляет признаки хищения, порчи имущества, провоцирует конфликтные ситуации и т.п. С 2021 по август 2023 года мы провели 338 мероприятий «Барьер». Как результат – за период с 2021 года и по настоящее время не допущено нанесение материального и финансового ущерба компании. В числе других новых компетенций - служебные расследования в рамках действующего законодательства РФ, мероприятия по защите товарного знака «КЛЮЧАВТО», проверка благонадежности нерезидентов – и даже сотрудничество с Интерполом.
О глобальных результатах
С момента начала модернизации службы корпоративной безопасности КЛЮЧАВТО удалось предотвратить и возместить финансовый ущерб компании общей суммой более 500 млн руб. Модернизация СКБ позволила не только повысить производительность сотрудников, но и выйти на совершенно другой уровень эффективности труда, т.е. повысить качество работы по всем направлениям. И это отражается в конкретных фактах, например, для наших клиентов время ожидания выдачи реализованного автомобиля или организации тестовой поездки сократилось более, чем на 50%, возврат забытых вещей посетителей автоцентров происходит в считанные минуты, а вероятность выдачи клиенту авто со схожим ВИН-номером снизилась, практически, до нуля.
Основа такого результата – работа со службой безопасности как с бизнес-продуктом, который должен отвечать современным требованиям ведения бизнеса, работать исключительно в правовом поле, быть полностью интегрированным в бизнес и развиваться вместе с ним.
Дальнейшие стратегические планы КЛЮЧАВТО по трансформации комплексной системы безопасности компании сосредоточены на реализации проектов по объединению программных продуктов комплексной безопасности с IT-системой автохолдинга, операционным бизнесом, а также кадровой службой автохолдинга, в частности, автоматизация процедуры проверки кандидатов на вакантные места.